ビジネスメールでは、普通、一つのメールで一つの話題に注目することが推奨されています。
しかし、時々、一つのメールでいくつかの話題を取り上げる必要がある場合もあります。
そのような時、相手に情報をわかりやすく伝える方法が重要になります。
この記事では、ビジネスメールでいくつかの話題をスムーズに伝えるための表現のコツについて説明します。
ビジネスメールでの話題の上手な切り替え方と使いやすい接続言葉
ビジネスメールを書く際、時には複数の話題に触れる必要が生じます。
その時の話題の切り替え方には、いくつかの方法があります。
- 話題をはっきり変える際に使う「別件ですが」というような表現
- 話題を滑らかに繋げる接続詞の活用
- メールの冒頭で話題を全て挙げておく方法
これから、これらの方法を詳しく説明します。
直接的な表現の使い方
新しい話題に移る時に、「別件ですが」や「話は変わりますが」という表現を使うと、話題が変わることを明確にできます。
これらの言葉を使うと、メールの内容がクリアになります。
接続詞で話題を繋ぐ
「さて」、「ところで」、「では」、「それでは」、「次に」、「ときに」、「それはさておき」といった接続詞を使って話題を自然に繋げる方法もあります。
これらの接続詞は、話題間の遷移を柔らかくし、読み手にとって自然な流れを作り出します。
メールの始めに話題を提示する
メールの冒頭で「本メールでは、最初に〇〇〇、次に□□□といった2つのテーマについて触れます」と明示することも有効です。
この方法なら、特定の接続詞を使う必要がなく、最初からメールの主要なポイントがはっきりします。
これらの方法を活用することで、ビジネスメールの情報伝達をよりスムーズに行うことができるでしょう。
ビジネスメールでの話題変更の方法と心得
新しい話題の目的をはっきりさせる
ビジネスメールで新しい話題に入る時は、その理由や目的を具体的に説明することが大切です。
話題が変わることを明らかにすることで、メッセージの内容がはっきりし、受け手が内容を理解しやすくなります。
メールの内容を整理する
話題を変える前に、今話している内容をしっかりまとめましょう。
メールの内容を以下のように整理すると良いでしょう。
- 出来事を時系列に沿って並べる
- 重要度や関連性で内容を整理する
トピック間のつながりを明示する
新しい話題と前の話題が関連している場合は、そのつながりを示して一貫性を保ちます。
関連性がない場合は、その点をはっきりさせることで内容がクリアになります。
新しいメールで話題を始めることも検討する
話題が多い場合は、新しいメールで一つの話題から始める方が適切なこともあります。
以下のように判断しましょう。
- 現在のメールに追加するか新しいメールで始めるか
- 話題の重要性や関連性で決める
- メールのタイトルと内容が合わない、またはメールスレッドが長くなりすぎる場合の対応
「話は変わりますが」という言葉の丁寧な使い方
「話は変わりますが」というフレーズは新しい話題への移行を丁寧に伝えるのに役立ちます。
他にも「お話は変わりますが」、「話を変えさせていただきますが」、「さて」、「別件ですが」といった表現があります。
敬語の使い方
- 尊敬語：相手の行動に敬意を示す
- 謙譲語：自分の行動を控えめに表現する
- 丁寧語：一般的な礼儀を保つ
敬語の使い方は、文化庁の敬語の指針を参考にさらに学ぶことが推奨されます。
まとめ
それでは今回のポイントをまとめてみましょう。
新しい話題に入る時は、その目的や理由を詳しく説明することが大切です。
これにより、話題の変更が相手にも理解しやすくなります。
話題を変える前に、今の話題をきちんとまとめましょう。
メールの内容を時系列や重要度に合わせて整理することで、新しい話題へ自然で明確な移行ができます。
話題の間に関連性がある場合は、それを示すことでメール全体に一貫性を持たせ、内容の理解を助けます。
関連性がない場合は、その点をはっきりさせると良いでしょう。
大きく話題が変わる時や、メールスレッドが長くなっている場合は、新しいメールを立ち上げることを考えましょう。
これにより、メールの目的がはっきりし、追いやすくなります。
「話は変わりますが」といったフレーズを活用して、話題を丁寧に変えましょう。
これらのポイントを活用することで、ビジネスメールをより効果的に、そしてプロフェッショナルに扱うことができます。
はっきりとしたコミュニケーションは、相手に対する敬意と理解を示すことにもつながります。
